Una decisión estratégica que puede acelerar (o frenar) tu crecimiento

En muchas Pymes, los proyectos crecen más rápido que la estructura. Nuevos clientes, nuevas líneas de negocio, digitalización, implementación de herramientas… y, de repente, la empresa empieza a sentir fricción: retrasos, sobrecarga, falta de claridad y decisiones que llegan tarde.

En ese punto aparece la pregunta clave: ¿qué conviene más: contratar un Project Manager interno o apoyarse en una PMO externa?

No es una decisión menor. Impacta en costes, agilidad, madurez organizativa y capacidad real de ejecución. 

Aquí analizamos ambas opciones con rigor, sin mitos y con una perspectiva 100 % adaptada a la realidad de las Pymes.

El Project Manager interno: qué aporta de verdad

Contratar un PM interno suele percibirse como la solución lógica.
Y tiene ventajas evidentes:

✔ Conocimiento profundo del negocio

Con el tiempo, entiende procesos, cultura interna y particularidades operativas.
Puede anticipar problemas porque está dentro del día a día.

✔ Disponibilidad total

Se integra en el equipo, participa en reuniones, acompaña decisiones y mantiene continuidad entre proyectos.

✔ Visión operativa

Especialmente útil cuando los proyectos requieren mucha interacción con producción, comercial, logística o servicio al cliente.

Pero un PM interno también tiene limitaciones que muchas Pymes ignoran:

✘ Alto coste fijo

Salario competitivo, formación continua, herramientas y curva de aprendizaje.
Para muchos negocios, supone un esfuerzo elevado para un único recurso.

✘ Dependencia de una sola persona

Si esa persona se va, cambia de rol o se sobrecarga, el conocimiento desaparece o se frena.

✘ Falta de visión metodológica

Muchos PMs operan bien, pero no tienen la capacidad de diseñar sistemas y estándares para toda la empresa. Gestionan proyectos, pero no transforman la gestión.

Un Project Manager es excelente… si ya existe una estructura mínima para sostenerlo. De lo contrario, puede quedarse solo en un rol operativo sin impacto estratégico.

La PMO externa: cuándo tiene más sentido para una Pyme

Una PMO externa no es simplemente “alquilar un gestor”. Es incorporar un equipo experto, con método probado, herramientas y una visión madura de gestión.

Sus ventajas son claras:

✔ Aporta metodología desde el día uno

Estandariza formatos, KPIs, cronogramas, reuniones, decisiones y reportes.
La empresa gana orden inmediatamente.

✔ Reduce costes (sí, aunque parezca lo contrario)

No hay salario fijo, ni onboarding largo, ni curva de aprendizaje.
Se paga por periodo o proyecto, pero con alta productividad desde el inicio.

✔ Visión objetiva

El consultor externo ve lo que el interno no puede ver:
cuellos de botella, hábitos improductivos, falta de estructura, roles mal definidos…

✔ Capacidad de escalar

Se puede sumar más horas o más profesionales según el volumen del proyecto.
La empresa paga solo por lo que necesita.

✔ Actualización continua

Una PMO externa trabaja con múltiples empresas y sectores.
Trae prácticas actualizadas y benchmarks reales que difícilmente puede aportar un PM aislado.

Las dudas más habituales:

✘ “Pero no conocen mi negocio como alguien interno.”

Es cierto al inicio, pero una PMO bien diseñada aprende rápido y aplica metodología con independencia del sector. Y, de hecho, suele descubrir ineficiencias que el personal interno no ve por estar demasiado cerca.

✘ “No estarán aquí todos los días.”

No hace falta. La PMO no opera la empresa; dirige, estructura y da claridad.
Es un rol estratégico, no presencial.

¿Qué conviene realmente a una Pyme?

La respuesta no es igual para todos, pero sí hay patrones claros.

➤ Contratar un Project Manager interno conviene cuando…

• Ya existe una mínima estructura de proyectos.

• La empresa ejecuta proyectos similares y repetitivos.

• Hay presupuesto y estabilidad suficiente para sostener un rol fijo.

• El negocio requiere presencia operativa constante.

• Se necesitan más manos que cerebro metodológico.

En resumen: cuando la empresa ya sabe lo que tiene que hacer, pero necesita a alguien que lo organice y lo empuje.

➤ Optar por una PMO externa conviene cuando…

• Los proyectos se retrasan sin una causa clara.

• No existe un método común entre departamentos.

• Falta visibilidad del portafolio.

• La dirección vive apagando incendios.

• La empresa quiere ganar madurez rápido.

• Se necesitan estándares, KPIs y gobernanza.

• No hay tiempo para formar a alguien desde cero.

• La prioridad es el orden, no la presencia física.

En resumen: cuando la empresa necesita estructura, método, claridad y velocidad.
Cuando no basta con “gestionar proyectos”; hay que transformar cómo se gestionan.

La solución híbrida: PM interno + PMO externa

Cada vez más Pymes optan por un modelo mixto:

PMO externa para:

• definir método,

• estandarizar herramientas,

• supervisar portafolio,

• asegurar gobernanza,

• formar al equipo.

PM interno para:

• ejecutar tareas,

• coordinar día a día,

• mantener la continuidad operativa.

Es el modelo más eficiente: el externo diseña y eleva, el interno sostiene y ejecuta.

 

Conclusión: lo que conviene depende de lo que tu Pyme realmente necesita

Una Pyme no necesita “una persona más”. Necesita orden, claridad, foco y capacidad de entrega.

Si tu reto es operativo: un Project Manager interno tiene sentido.
Si tu reto es estructural: una PMO externa aporta impacto inmediato.
Si estás escalando rápido: el modelo híbrido es imbatible.

En TimeXperts, ayudamos a las Pymes a estructurar su gestión de proyectos con el enfoque más eficiente según su realidad, sin sobrecostes, sin burocracia y con resultados desde el primer trimestre.

 

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Bibliografía

• Project Management Institute (PMI). PMO Value Ring & Organizational Maturity Models.

• Gartner (2023). The Evolving Role of PMOs in Small and Mid-Sized Organizations.

• Kerzner, H. Advanced Project Management.

• Harvard Business Review. Choosing Between In-House Talent and External Expertise.