En muchas empresas ocurre algo que todos reconocen, aunque nadie lo diga en voz alta: siempre son las mismas personas las que acaban sacando los proyectos adelante. La misma cara en todas las reuniones. Los mismos nombres en cada conversación urgente.
Los mismos que saben qué pasó, qué hay que hacer y por dónde empezar.
A primera vista, parece una ventaja tener ese tipo de perfiles. Pero con el paso del tiempo, la empresa descubre algo incómodo: depender siempre de las mismas personas no es una fortaleza… es una fragilidad.
Cuando el conocimiento vive en una sola cabeza, la empresa se vuelve vulnerable
Esas personas acaban saturadas, estirando horas para evitar que el proyecto se caiga.
Y cuando no están, porque se ponen enfermas, porque se van de vacaciones, o porque simplemente no pueden más, la empresa se paraliza. La incertidumbre se dispara, los retrasos se acumulan y las decisiones se frenan. Todo el sistema se tambalea.
No es un problema de talento. Es un problema de estructura.
La solución no es contratar más, sino construir un sistema que libere a quienes lo sostienen
Muchas empresas intentan resolverlo contratando más gente, pero el cuello de botella no desaparece. Si la información sigue viviendo en las mismas dos o tres personas, los nuevos acaban preguntándoles a ellos igualmente. Y la presión aumenta en lugar de disminuir.
La verdadera salida consiste en profesionalizar la forma de trabajar: establecer un método común, ordenar la información y asegurar que el conocimiento fluye más allá de las personas clave. Cuando eso ocurre, el peso se reparte, las personas respiran y los proyectos avanzan con mayor coherencia.
Una PMO moderna no añade burocracia: añade estabilidad
La función principal de una PMO en una pyme no es hacer documentos ni plantillas. Es garantizar que nada importante dependa exclusivamente de la memoria o el esfuerzo de una sola persona.
Cuando la información está organizada, cuando cada proyecto tiene un rumbo claro, cuando las decisiones quedan registradas y cuando el equipo sabe qué esperar… el número de urgencias cae en picado. Y, con él, la dependencia de los “salvadores habituales”.
Lo que cambia no es solo la operativa. Cambia el ambiente. La empresa deja de vivir en modo supervivencia y empieza a trabajar con más calma, más orden y más previsibilidad.
Documentar no es perder tiempo: es recuperarlo
Hay un rechazo instintivo a la idea de documentar porque parece algo lento y pesado.
Pero lo realmente pesado es que una persona tenga que explicar lo mismo cada semana, o resolver un problema que ya resolvió tres veces antes.
Documentar bien es capturar lo esencial: cómo se hace algo, en qué orden, qué hay que revisar, qué suele fallar. Cuando esa información existe, los demás pueden avanzar sin esperar instrucciones constantes. El talento deja de ser un cuello de botella y se convierte en un recurso compartido.
La rotación de tareas genera autonomía, no caos
Una forma muy efectiva de reducir dependencia es permitir que varias personas experimenten los procesos clave. No para convertir a todos en expertos de todo, sino para que el sistema no se hunda si alguien se ausenta.
Poco a poco, más miembros del equipo entienden el porqué de las cosas, pueden tomar mejores decisiones y se sienten parte del proyecto. Y eso es una fuente enorme de estabilidad.
Dejar de apagar incendios y empezar a anticiparse
La mayoría de dependencias se generan por urgencias. Cuando todo es importante, todo es para ayer y todo va sin priorizar, los equipos recurren siempre a las mismas personas porque son las únicas que pueden resolver en caliente. Una PMO introduce algo que transforma esta dinámica: la anticipación.
Si los riesgos se identifican antes, si las prioridades están claras y si el plan se sigue con coherencia, el número de incendios baja. Y cuando bajan los incendios, baja la necesidad de héroes.
La madurez de una organización se nota cuando un proyecto avanza… aunque falte alguien
La independencia operativa es un signo de madurez. Un proyecto sano no se frena porque una persona no está. Un equipo sano no entra en pánico cuando falta su referente.
Una empresa sana no sufre cuando el conocimiento no es exclusivo.
Reducir la dependencia de personas clave no es una cuestión operativa. Es una cuestión estratégica. Es construir un sistema que soporte la carga, reparta el talento y dé estabilidad al crecimiento.
En TimeXperts, ayudamos a las organizaciones a crear ese sistema: uno que da tranquilidad, equilibra responsabilidades y permite que los proyectos avancen con más personas, no siempre con las mismas.
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Bibliografía
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Gartner (2023). Building Resilient Teams Through Knowledge Sharing.
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McKinsey & Company (2024). “The Hidden Cost of Talent Bottlenecks in Growing Companies.”
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Standish Group (2023). CHAOS Report: Organizational Maturity and Team Stability.